Organisation événements : Étapes clés pour garantir la réussite !

Avec l’organisation des événements, vous sortez du virtuel pour entrer dans le réel. C’est le moyen pour regrouper votre communauté dans un cadre amical et chaleureux.

Étape 1 : le but stratégique de votre événement

Commencez par définir l’objectif de votre événement. Trois questions fondamentales doivent être posées :  Quoi ?  Qui ?  Pourquoi ?

Les réponses à ces questions vous guideront tout au long de l’organisation de votre événement.

En tant qu’agence, nous avons 2 clients: l’entreprise qui nous mandate et dont nous devons satisfaire les besoins, souhaits et buts stratégiques et le client de cette entreprise, à qui s’adresse au final l’événement.

Étape 2 : le lieu et date de votre événement

Après avoir défini votre stratégie événementielle, vous pourrez en général en définir le lieu et la date.

Étape 3 : le contenu

Après avoir défini les « 5 W » (what, who, why, where, when), vous préciserez le contenu de votre soirée ou événement. Parfois, le contenu peut être en même importance que c’est lui qui va définir le lieu ou la date.

Puis, vous définirez le style et l’ambiance à choisir :

• Dîner de gala? Repas assis, debout?
• Ambiance solennelle ou relax?

Étape 4 :  le « highlight »

Le highlight est la cerise sur le gâteau, l’élément dont vos invités se souviendront. Lui aussi se définit en fonction de vos participants.

Cet élément est important car il va laisser une trace, un souvenir ou une émotion dans la mémoire des clients.

Étape 5 : l’organisation de votre événement

Après avoir défini le cadre de l’événement, nous finirons par le compléter de tous ces éléments logistiques qui lui donnent du corps.

Nous penserons alors aux éléments suivants :

• Invitations
• Orateurs
• Musique –  Animation
• Agenda
• Média
• Décoration
• Documentation
• Parking – Sécurité
• Accueil – Badges – Hôtesses , Photographe (pour en garder un souvenir visuel de l’événement)
• Réseaux sociaux
• etc.

Etape 6 : la communication de votre événement

On distingue la communication avant votre événement, pendant votre événement et après votre événement.