Les règles d’or pour l’organisation d’une conférence en Tunisie

L’organisation d’une conférence en Tunsie n’est pas un exercice facile. Pour avoir un événement de qualité aux invités, il est essentiel de suivre un certain nombre de règles qui assureront la réussit !

1. Préparez votre liste d’invités :

Le public que vous visez avec la conférence va beaucoup influencer l’organisation de l’événement. On ne s’adresse pas de la même manière à des clients et à des partenaires, par exemple. Définissez une cible bien précise afin d’être sûr que le sujet sera pertinent pour tout vos invités.

2. Donnez un titre à la conférence

Certaines entreprises reçoivent un grand nombre d’invitations à des événements professionnels. Il est donc important de leur donner envie de venir au votre et non à un autre. Le titre de votre conférence doit être court mais suffisamment clair sur le thème qui sera abordé. Aujourd’hui, les entreprises communiquent énormément via les médias sociaux, et elles parleront de votre événement s’il est réussi! C’est pour cette raison qu’il vaut mieux un titre court et facilement transformable en #hashtag !

3. Choisissez la date et les horaires

Bien évidemment, c’est l’un des éléments les plus compliqués à choisir puisque aucune date ne pourra jamais convenir à tout le monde. Heureusement, il est possible de procéder par élimination car il existe quelques règles : n’organisez pas votre conférence le lundi ou le vendredi, ni pendant les vacances scolaires et le mercredi, qui sont les périodes dédiées aux enfants. Finalement, il ne reste que le mardi ou le jeudi.

Pour les horaires, tout dépend de votre thème. Certaines conférences ou séminaires peuvent durer sur plusieurs jours si elles rentrent dans le cadre d’un événement plus grand. On vous conseille néanmoins la fin d’après-midi, par exemple 18h, pour une conférence d’une heure ou deux.

4. Réservez une salle de conférence adaptée

Au moins 2 mois avant votre événement, choisissez une  salle adaptée, en fonction des critères que vous aurez déjà décidés :

• Date et heure
• Nombre d’invités
• La location de la salle de conférence 
• Les prestations supplémentaires nécessaires

N’oubliez pas de prévoir la nourriture et les boissons, indispensable pour ce type d’événement.

5. Testez tout au moins une fois

Il est très important de tout tester, notamment les outils technologiques (projecteur, lumières, sons…) avant le jour J pour éviter une perte de temps à un moment clef. Proposez à vos intervenants de venir s’entraîner quelques jours avant, l’exercice peut aussi leur être utile !

6. Contrôlez les entrées avec des badges

Proposez des badges avec le nom de votre événement et le nom ainsi que l’entreprise de vos invités. Afin de faciliter l’identification, et ils aident également à la prise de contact entre les différents intervenants et invités.

7. Organisez un cocktail

Lors d’un cocktail après une conférence, toutes les personnes présentes peuvent se rencontrer et échanger plus facilement sur les thèmes abordés, même si le cadre reste très formel.

8. Faites un suivi

Pour donner une bonne image de votre événement, récupérez un compte-rendu, ou même le support numérique des intervenants et envoyez le, quelques jours plus tard, à vos invités.

Vous pouvez aussi mettre le compte-rendu de votre conférence en ligne et demander à toutes les personnes qui étaient présentes de remplir un rapide questionnaire qualitatifs pour savoir si votre séminaire était un succès !

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